Als DGA of ZZP'er heb je de ruimte om verschillende zakelijke kosten af te trekken van je inkomsten. Het voordeel daarvan is eenvoudig: je betaalt minder belasting en houdt meer geld over voor wat écht belangrijk is.
De Belastingdienst heeft hiervoor duidelijke regels opgesteld. In dit artikel zetten we alle zakelijke aftrekposten voor je op een rij. Zo krijg je direct inzicht in welke kosten je mag aftrekken en welke kosten mogelijk niet aftrekbaar zijn van je opbrengsten.
Kosten die je mag aftrekken van de winst
Zakelijke kosten, de kosten die daadwerkelijk bijdragen aan de belangen van je onderneming, mag je aftrekken van je opbrengst. Het gaat hierbij dan om kosten die essentieel zijn om je onderneming draaiende te houden en direct betrekking hebben op je bedrijf.
Volgens de Belastingdienst zijn de volgende zakelijke kosten volledig aftrekbaar:
- Zakelijk advies, zoals coaching, zakelijk financieel adviseurs of boekhouder
- Kosten die je maakt in de opstartfase van je bedrijf, waaronder de inschrijving in het handelsregister, marktverkenning of ingewonnen adviezen
- De huur van je bedrijfsruimte, zoals kantoor of werkplaats
- De aanvraag- en afsluitkosten van de hypotheek voor je bedrijfspand (en hypotheekrente van deze financiering)
- Brief- en printpapier en andere kantoorbenodigdheden om administratie, facturatie en briefpost te verzorgen
- De inrichting van een kantoor of werkplaats, zoals meubilair, vloeren en elektra
- Onderhoudskosten aan je pand, machines of andere zaken die essentieel zijn voor het voortzetten van je bedrijf
- Zakelijke verzekeringen
- Zakelijke reiskosten voor auto, het openbaar vervoer (minimaal 10 km voor een enkele reis), taxi, motor of brommer en vliegtuig
- In 2025 geldt een kilometervergoeding van €0,23 per kilometer.
Door deze zakelijke kosten goed bij te houden en te verwerken in je administratie, creëer je direct financiële rust. Je betaalt niet onnodig veel belasting en houdt meer geld over voor wat voor jou belangrijk is.
Gemengde kosten: kosten die je deels mag aftrekken van de winst
Er bestaan ook zogeheten gemengde kosten. Dit zijn kosten die zowel een zakelijk als persoonlijk karakter hebben. Hierbij geldt dat alleen het zakelijke deel mag worden afgetrokken van de winst. Onder gemengde kosten vallen onder andere:
- Relatiegeschenken:
- Voedsel, zakelijke etentjes en drank en genotmiddelen met een drempelbedrag van €5.700 (exclusief btw) in 2025.
- Giften, cadeaubonnen of kerstpakketten met een drempelbedrag van €227 (exclusief btw) in 2025.
Je mag 80% (in geval van inkomstenbelasting) of 73,5% (in geval van vennootschapsbelasting) van deze gemaakte kosten aftrekken van de aangifte.
- Representatie, congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten):
Ook hier geldt: 80% (in geval van inkomstenbelasting) of 73,5% (in geval van vennootschapsbelasting) met een drempelbedrag van €5.700 (exclusief btw).
- Smartwatch: onder representatiekosten vallen ook elektronische devices zoals een smartwatch, mits deze hoofdzakelijk zakelijk gebruikt wordt.
- Kosten voor computer, laptop en (mobiele) telefoon: 100% aftrekbaar, mits deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt worden.
- Zakelijke telefoongesprekken thuis: 100% aftrekbaar.
- Vakliteratuur: 100% aftrekbaar wanneer deze direct relevant is voor je bedrijf.
- Werkkleding: 100% aftrekbaar, mits de kleding uitsluitend gedragen kan worden voor de onderneming. Denk aan persoonlijke beschermingsmiddelen of kleding waarop het logo duidelijk afgebeeld staat (met een grootte van 70cm2 of groter).
- Laptoptassen en accessoires: 100% aftrekbaar wanneer deze voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.
Smartwatch zakelijk aftrekbaar: een praktijkvoorbeeld
Overweeg je een smartwatch aan te schaffen voor je onderneming? Veel ondernemers vragen zich af of een smartwatch zakelijk aftrekbaar is. Het antwoord is ja, maar onder bepaalde voorwaarden. Een smartwatch kan als zakelijke kosten worden afgetrokken wanneer deze hoofdzakelijk (minimaal 90%) voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.
Denk hierbij aan:
- Het bijhouden van zakelijke afspraken en notificaties
- Gezondheidsfuncties (vooral bij ondernemers in de fitnessbranche)
- Communicatie met klanten en zakenpartners
Let op: bij gemengd gebruik (zowel zakelijk als privé) mag je slechts een deel van de kosten aftrekken. Zorg dat je duidelijk kunt aantonen dat de smartwatch overwegend zakelijk gebruikt wordt, bijvoorbeeld door een zakelijke app-configuratie of door het bijhouden van een gebruikslogboek.
Afschrijving van zakelijke aankopen boven €450
Belangrijk om te weten: zakelijke aankopen boven de €450 die langer meegaan, trek je niet in één keer af, maar verdeel je over meerdere jaren. Dit wordt “afschrijven” genoemd en is afhankelijk van de verwachte levensduur van het product. Denk hierbij aan een auto, laptop of telefoon.
Zakelijke kosten die niet aftrekbaar zijn
Je kunt niet alle kosten aftrekken van je omzet. Sommige kosten worden door de Belastingdienst gezien als privé-uitgaven. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:
- Werkruimte thuis: 0% aftrekbaar, met enkele specifieke uitzonderingen.
- Een telefoonabonnement voor thuis: 0% aftrekbaar als privé-uitgave.
- Algemene literatuur die niet direct vakgerelateerd is: 0% aftrekbaar.
- Algemene kleding, die ook privé gedragen kan worden: 0% aftrekbaar.
- Kosten voor persoonlijke verzorging: 0% aftrekbaar.
- Apparatuur en instrumenten die niet tot het ondernemingsvermogen behoren: 0% aftrekbaar.
- Vaartuigen voor representatieve doeleinden: 0% aftrekbaar. De btw kan niet teruggevorderd worden.
Het is belangrijk om goed onderscheid te maken tussen zakelijke en privé-uitgaven. Bij controle door de Belastingdienst kan het onjuist aftrekken van kosten leiden tot naheffingen en boetes. De fiscus voert strenge controles uit op ZZP’ers en DGA’s. Zorg er daarom voor dat je altijd kunt aantonen waarom bepaalde kosten zakelijk zijn.
Aftrekbare kosten verwerken in je boekhouding: zelf doen of toch uitbesteden?
We hopen dat je inmiddels een goed beeld hebt van welke zakelijke kosten je mag aftrekken van de winst en welke kosten niet aftrekbaar zijn.
Om je belastingaangifte en je boekhouding kloppend te krijgen, moet je je aankopen ook goed in je administratie verwerken. En we weten allemaal dat we dat vooruit schuiven tot het écht moet. Hoe fijn zou het zijn als je je boekhouding en administratie kan uitbesteden?
Geen gedoe meer. Als je je boekhouding en administratie aan ons uitbesteed, kun jij je weer bezig houden met de zaken in het ondernemerschap die je wél leuk vindt en waar je energie van krijgt. Dus weg met dat energielek, besteed het uit. Focus op waar jij goed in bent, en laat de financiële administratie over aan specialisten.
Je bespaart daarmee niet alleen tijd, maar ook geld door alle aftrekbare kosten correct te verwerken. Bovendien geeft het rust in je hoofd als je weet dat je financiën goed geregeld zijn. En financiële rust is de basis voor zowel zakelijk als persoonlijk succes.
Door het uitbesteden van je administratie en belastingaangifte zorg je ervoor dat je:
- Alle zakelijke kosten correct kunt aftrekken
- Geen aftrekposten mist
- Boekhouding voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst
- Geen tijd kwijt bent aan administratieve rompslomp
- Meer focus kunt houden op het groeien van je onderneming.
Wil je weten hoe wij ZZP’ers, DGA’s en ondernemers met een holding en werk-BV kunnen helpen bij het optimaal benutten van aftrekbare zakelijke kosten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een kennismakingsgesprek.
Plan een vrijblijvende afspraak in!
Bron zakelijke aftrekposten: Belastingdienst
