Als ondernemer of ZZP'er heb je de ruimte om verschillende kosten af te trekken van je inkomsten. Het voordeel daarvan is dat je minder belasting hoeft te betalen. Dat klinkt als muziek in de oren. De Belastingdienst heeft daarbij wel regels opgesteld. In dit artikel zetten we de zakelijke aftrekposten voor je op een rij. En scroll je iets verder? Dan zie je ook welke kosten mogelijk niet aftrekbaar zijn van de opbrengsten.
Kosten die je mag aftrekken van de winst
Zakelijke kosten, de kosten die daadwerkelijk bijdragen aan de belangen voor je onderneming, mogen afgetrokken worden van je opbrengst. Omdat je ze nodig hebt om je onderneming draaiende te houden en de kosten die betrekking hebben op je bedrijf. Volgens de Belastingdienst zijn de volgende zakelijke kosten aftrekbaar.
- Adviezen over de levensvatbaarheid van de onderneming. Denk aan coaching, financieel adviseurs of boekhouder;
- Kosten die je maakt in de opstartfase van je bedrijf, waaronder de inschrijving in het handelsregister, marktverkenning of ingewonnen adviezen;
- De huur van je bedrijfsruimte, zoals kantoor of werkplaats;
- De aanvraag- en afsluitkosten van de hypotheek voor je bedrijfspand zijn aftrekbaar, net als de hypotheekrente;
- Brief- en printpapier en andere kantoorbenodigdheden om administratie, facturatie en briefpost te verzorgen;
- De inrichting van een kantoor of werkplaats. Denk aan meubilair, vloeren, elektra en andere zaken om de ruimte aan te kleden;
- Onderhoudskosten aan je pand, machines of andere zaken die afhankelijk zijn voor het voortzetten van je bedrijf;
- Verzekeringen;
- Reiskosten voor het openbaar vervoer (minimaal 10 km voor een enkele reis), auto (woon-werkverkeer uitgesloten), taxi, motor of brommer en vliegtuig;
Gemengde kosten: kosten die je deels mag aftrekken van de winst
Er bestaan ook zogeheten gemengde kosten. Dit zijn kosten die zowel een zakelijk als persoonlijk karakter hebben. Hierbij geldt dat deze gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Alleen het zakelijke deel mag hiervan afgetrokken worden van de winst. Onder gemengde kosten vallen onder andere:
- Relatiegeschenken (voedsel, drank en genotmiddelen). In 2023 geldt een drempel van €5.100. Ondernemers en ZZP'ers mogen voor de inkomstenbelasting 80% van deze kosten aftrekken van de aangifte. Onder relatiegeschenken vallen ook zakelijke etentjes (en eventuele fooi).
- Relatiegeschenken, zoals giften, cadeaubonnen of kerstpakketten: er geldt een drempelbedrag van €227 (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar.
- Representatie, congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten): In 2023 geldt een drempel van €5.100. Ondernemers en ZZP'ers mogen voor de inkomstenbelasting 80% van deze kosten aftrekken van de aangifte. Onder representatie vallen onder meer ook een smartwatch
- Kosten voor computer, laptop en (mobiele) telefoon: 100%, mits deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt worden;
- Zakelijke telefoongesprekken thuis: 100%
- Vakliteratuur: 100% aftrekbaar
- Werkkleding: 100% aftrekbaar, mits de kleding uitsluitend gedragen kan worden voor de onderneming. Denk aan werkschoenen, een uniform, overall of kleding waarbij sprake is van een logo dat minimaal 70cm2 van de kleding voorziet.
- Laptoptassen e.d.: 100% aftrekbaar
- Verhuizing: beperkt aftrekbaar
- Dubbele huisvesting: beperkt aftrekbaar
- Auto van de zaak: beperkt aftrekbaar
- Zakelijke kosten voor een privé auto: een vast bedrag van €0,21 per gereden kilometer.
- Studiekosten: 100% aftrekbaar, als deze in belang van de onderneming zijn en om vakkennis op peil te houden;
- Streamingsdiensten, zoals Spotify, Soundcloud en AppleMusic: 100% aftrekbaar, mits aangetoond kan worden dat deze uitsluitend voor werk toegepast worden.
- Giften aan algemeen nut beogende instellingen (ANBI's) en steunstichtingen SBBI: maximaal 50% van de winst
- Zakelijke aankopen boven de €450 die langer meegaan, worden niet in één keer afgetrokken, maar verdeeld over meerdere jaren. Dit is afhankelijk van de reële/fiscale levensduur. Denk hierbij aan een auto, laptop of telefoon. Dit heet afschrijven.
Kosten die niet aftrekbaar zijn
Je kunt niet alle kosten aftrekken van de opbrengsten uit je onderneming. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:
- Werkruimte voor thuis: 0% aftrekbaar, met uitzonderingen;
- Een telefoonabonnement voor thuis: 0% aftrekbaar;
- Algemene literatuur: 0% aftrekbaar:
- Algemene kleding, die ook privé gedragen kan worden: 0% aftrekbaar;
- Persoonlijke verzorging: 0% aftrekbaar
- Apparatuur en instrumenten die niet tot het ondernemingsvermogen horen: 0% aftrekbaar
- Vaartuigen voor representatieve doeleinden: 0% aftrekbaar. De btw kan niet teruggevorderd worden.
Aftrekbare kosten verwerken in je boekhouding: zelf doen of laten doen?
We hopen dat je inmiddels al een goed beeld hebt over de zakelijke kosten die je mag aftrekken van de winst en welke kosten niet aftrekbaar zijn. Maar dan ben je er nog niet. Om je belastingaangifte en je boekhouding kloppend te krijgen, moet je je aankopen ook goed in je administratie verwerken. En we weten allemaal dat we dat vooruit schuiven tot het écht moet. Daar zit je dan, op je vrije zondag, bonnetjes te verzamelen.
Hoe fijn zou het zijn als je je boekhouding en administratie kan uitbesteden? Dan kun jij je weer bezig houden met de zaken in het ondernemerschap die je wél leuk vind en waar je energie van krijgt. De investering haal je er zeker uit. Al is het alleen al het fijne gevoel als je weet dat alles goed voor je geregeld wordt.
Plan een vrijblijvende afspraak in!
Bron zakelijke aftrekposten: Belastingdienst
