Zakelijke aftrekposten: deze kosten zijn zakelijk aftrekbaar in 2026

Plan een vrijblijvende afspraak in!

Als DGA of ZZP'er heb je de ruimte om verschillende zakelijke kosten af te trekken van je inkomsten. Het voordeel daarvan is eenvoudig: je betaalt minder belasting en houdt meer geld over voor wat écht belangrijk is.

De Belastingdienst heeft hiervoor duidelijke regels opgesteld. In dit artikel zetten we alle zakelijke aftrekposten voor je op een rij. Zo krijg je direct inzicht in welke kosten je mag aftrekken en welke kosten mogelijk niet aftrekbaar zijn van je opbrengsten.

Kosten die je mag aftrekken van de winst

Zakelijke kosten, de kosten die daadwerkelijk bijdragen aan de belangen van je onderneming mag je aftrekken van je opbrengst. Het gaat hierbij om uitgaven die essentieel zijn om je onderneming draaiende te houden en die direct betrekking hebben op je bedrijf.

Volgens de Belastingdienst zijn de volgende zakelijke kosten volledig aftrekbaar:

• Zakelijk advies: Denk aan coaching, de diensten van zakelijk financieel adviseurs of je boekhouder.
• Opstartkosten: Kosten die je maakt in de opstartfase van je bedrijf, waaronder de inschrijving in het handelsregister (KVK), marktverkenning of ingewonnen adviezen.
• Huisvesting: De huur van je bedrijfsruimte, zoals een kantoor of werkplaats.
• Bedrijfspand: De aanvraag- en afsluitkosten van de hypotheek voor je bedrijfspand (en de hypotheekrente van deze financiering).
• Kantoorbenodigdheden: Brief- en printpapier en andere kantoorbenodigdheden om je administratie, facturatie en briefpost te verzorgen.
• Inrichting: De inrichting van een kantoor of werkplaats, zoals meubilair, vloeren en elektra.
• Onderhoud: Onderhoudskosten aan je pand, machines of andere zaken die essentieel zijn voor het voortzetten van je bedrijf.
• Verzekeringen: Alle zakelijke verzekeringen (zoals een AOV of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering).
• Zakelijke reiskosten: Kosten voor de auto van de zaak, het openbaar vervoer, taxi, motor, brommer of het vliegtuig. In 2026 geldt een onbelaste kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer voor reizen met een privévoertuig.

Door deze zakelijke kosten goed bij te houden en te verwerken in je administratie, creëer je direct financiële rust. Je betaalt niet onnodig veel belasting en houdt meer geld over voor jouw groei.

Gemengde kosten: kosten die je deels mag aftrekken

Er bestaan ook zogeheten gemengde kosten. Dit zijn uitgaven die zowel een zakelijk als een persoonlijk karakter hebben. Hierbij geldt dat alleen het zakelijke deel mag worden afgetrokken van de winst.

Onder gemengde kosten vallen onder andere:

• Relatiegeschenken, voedsel en drank: Voedsel, zakelijke etentjes, drank en genotmiddelen kennen in 2026 een drempelbedrag van € 5.900 (exclusief btw). Dit geldt ook voor giften, cadeaubonnen of kerstpakketten. Je mag 80% (bij inkomstenbelasting voor ZZP'ers) of 73,5% (bij vennootschapsbelasting voor BV's) van deze gemaakte kosten aftrekken óf ervoor kiezen om alles boven het drempelbedrag van € 5.900 voor 100% af te trekken.
• Representatie en reizen: Congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten). Ook hier geldt de keuze: de vaste percentages (80% / 73,5%) óf het drempelbedrag van € 5.900.
• Smartwatch: Elektronische devices zoals een smartwatch vallen onder de bedrijfsmiddelen, mits deze hoofdzakelijk zakelijk worden gebruikt.
• Computer, laptop en telefonie: Deze zijn 100% aftrekbaar, mits ze voor 90% of meer zakelijk gebruikt worden. Dit geldt ook voor zakelijke telefoongesprekken thuis.
• Vakliteratuur: 100% aftrekbaar wanneer deze direct relevant is voor de uitoefening van je vak of bedrijf.
• Werkkleding: 100% aftrekbaar, mits de kleding uitsluitend gedragen kan worden voor de onderneming. Denk aan persoonlijke beschermingsmiddelen of kleding waarop een logo van minimaal 70 cm² duidelijk afgebeeld staat.
• Accessoires: Laptoptassen en accessoires zijn 100% aftrekbaar wanneer deze aantoonbaar voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.

Smartwatch zakelijk aftrekbaar: een praktijkvoorbeeld

Overweeg je een smartwatch aan te schaffen voor je onderneming? Veel ondernemers vragen zich af of een smartwatch zakelijk aftrekbaar is. Het antwoord is ja, maar onder bepaalde voorwaarden. Een smartwatch kan als zakelijke kosten worden afgetrokken wanneer deze hoofdzakelijk (minimaal 90%) voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.

Denk hierbij aan:

• Het direct bijhouden van zakelijke afspraken en belangrijke notificaties.
• Specifieke gezondheidsfuncties (bijvoorbeeld voor ondernemers of coaches in de sport- en fitnessbranche).
• Snelle communicatie met klanten en zakenpartners onderweg.

Let op: Bij gemengd gebruik (zowel zakelijk als privé) mag je slechts een deel van de kosten aftrekken. Zorg dat je tijdens een eventuele controle van de Belastingdienst kunt aantonen dat de smartwatch overwegend zakelijk gebruikt wordt, bijvoorbeeld door een zakelijke app-configuratie.

Afschrijving van zakelijke aankopen boven €450

Belangrijk om te weten: zakelijke aankopen boven de € 450 (exclusief btw voor ondernemers met btw-aftrek) die langer meegaan, mag je niet in één keer aftrekken van de winst. Deze kosten moet je verdelen over meerdere jaren. Dit wordt “afschrijven” genoemd. De jaarlijkse afschrijving is afhankelijk van de verwachte levensduur en de restwaarde van het product. Denk hierbij aan bedrijfsmiddelen zoals een auto, laptop of telefoon.

Zakelijke kosten die niet aftrekbaar zijn

Je kunt niet alle kosten zomaar aftrekken van je omzet. Sommige uitgaven worden door de Belastingdienst onherroepelijk gezien als privé-uitgaven:

• Werkruimte thuis: In de meeste gevallen 0% aftrekbaar, tenzij de ruimte aan zeer strikte eisen voldoet (zoals een eigen ingang en eigen sanitair, alsof het aan een derde verhuurd zou kunnen worden).
• Telefoonabonnement thuis: 0% aftrekbaar (de losse zakelijke gesprekken via de vaste lijn overigens wel).
• Algemene literatuur: Kranten, tijdschriften en boeken die niet direct vakgerelateerd zijn, zijn 0% aftrekbaar.
• Algemene kleding: Kleding die je ook privé kunt dragen (zoals een net pak voor een presentatie) is 0% aftrekbaar.
• Persoonlijke verzorging: 0% aftrekbaar (met uitzondering van specifieke beroepsgroepen zoals acteurs).
• Vaartuigen: Vaartuigen die gebruikt worden voor representatieve doeleinden zijn 0% aftrekbaar en ook de btw kan niet worden teruggevorderd.

Het is essentieel om een strak onderscheid te maken tussen zakelijke en privé-uitgaven. Bij een controle door de Belastingdienst kan het onjuist aftrekken van kosten leiden tot flinke naheffingen en boetes. De fiscus voert in 2026 strenge, geautomatiseerde controles uit op ZZP’ers en DGA’s. Zorg er daarom voor dat je administratie altijd waterdicht is.

Aftrekbare kosten verwerken: zelf doen of uitbesteden?

Om je belastingaangifte en je boekhouding kloppend te krijgen, moet je al je aankopen correct in je administratie verwerken. We weten allemaal dat dit vaak een klus is die ondernemers vooruitschuiven tot het écht moet.

Hoeveel rust zou het geven als je jouw boekhouding en administratie volledig kunt uitbesteden aan een specialist? Geen gedoe meer met bonnetjes en administratieve rompslomp. Als je de administratie aan ons uitbesteedt, kun jij je weer volledig focussen op de zaken binnen het ondernemerschap waar je wél energie van krijgt.

Je bespaart daarmee niet alleen kostbare tijd, maar ook geld. Wij zorgen er namelijk voor dat alle aftrekbare kosten optimaal en volgens de nieuwste regels van 2026 worden verwerkt. Financiële rust is immers de basis voor zowel zakelijk als persoonlijk succes.

Door het uitbesteden van je administratie en belastingaangifte zorg je ervoor dat je:

• Alle actuele zakelijke kosten correct kunt aftrekken.
• Geen enkele fiscale aftrekpost mist.
• Boekhouding gegarandeerd voldoet aan alle strenge eisen van de Belastingdienst.
• Meer focus en tijd overhoudt voor de groei van je onderneming.

Bron zakelijke aftrekposten: Belastingdienst (Richtlijnen 2026)

Wil je weten hoe wij ZZP’ers, DGA’s en ondernemers met een holding of werk-BV kunnen helpen bij het optimaal benutten van aftrekbare zakelijke kosten? Neem dan vandaag nog vrijblijvend contact met ons op voor een persoonlijk kennismakingsgesprek.

Plan een vrijblijvende afspraak in!